Declaración de privacidad del Personal de Stepan Company

Esta Declaración de privacidad del Personal (“Declaración del Personal”) establece cómo Stepan Company (“Stepan”, “nosotros” o “nos”) recopila, utiliza, divulga y protege la información personal sobre nuestro Personal, incluidos los empleados, contratistas, solicitantes de empleo y candidatos a empleo que residen en ciertas jurisdicciones, por ejemplo, California (“Personal”). Esta Política complementa nuestra Declaración de privacidad general, pero no se aplica a los clientes de Stepan.

Estamos comprometidos a proteger la privacidad de nuestro Personal. En consecuencia, utilizaremos cualquier información personal del Personal de acuerdo con esta Declaración del Personal. Sin embargo, esta Declaración del Personal no protege la información que usted publica en áreas públicas o sitios web de terceros, excepto según se establece en el presente documento. Esta Declaración del Personal no nos impone ningún deber que no sea impuesto por la ley estatal, federal u otra ley aplicable.

Podemos cambiar esta Declaración del Personal periódicamente actualizando esta página. Debe volver a consultarla periódicamente para asegurarse de seguir aceptando los términos contenidos en esta Declaración del Personal.

Cualquier consulta sobre esta Declaración del Personal debe dirigírnosla a dataprivacy@stepan.com, o por correo postal a:

Stepan Company.
Attn: Privacy
22 West Frontage Road

La información que recopilamos

Recopilamos, almacenamos y utilizamos varios tipos de información personal sobre nuestro personal y los solicitantes, además de la información personal descrita en nuestra Declaración de privacidad. Recopilamos esta información a través de nuestros procesos de solicitud, reclutamiento, empleo o compromiso, ya sea directamente de usted o (cuando corresponda) de otra persona o entidad, como una agencia de empleo o firma consultora, sitio web de reclutamiento o redes profesionales, u otro representante, proveedor de verificación de antecedentes, o de otras personas que proporcionan referencias para posibles solicitantes. Recopilaremos información personal adicional durante el transcurso de su empleo.

El tipo y la cantidad de información que podemos tener sobre usted dependen de su función con nosotros o del puesto que solicita.

• Información biográfica: como nombre, alias, fecha y lugar de nacimiento, género e identidad de género, y los nombres y fechas de nacimiento de sus dependientes.
• Información de contacto: como direcciones particulares y comerciales, números de teléfono y direcciones de correo electrónico, incluso sobre sus beneficiarios o contactos de emergencia.
• Información financiera: como el historial de salarios y compensaciones, los detalles de la cuenta bancaria, si son necesarios para el depósito directo, el número de seguro social, los registros de nómina, el identificador fiscal y la información fiscal.
• Información sobre viajes de negocios y gastos: como el número de viajero conocido de la TSA, la información del pasaporte y la utilización de tarjetas de crédito corporativas.
• Información de solicitud, reclutamiento, nueva contratación u otra información de contratación: como formularios de solicitud e información incluida en un currículum vitae; copias de documentos de identidad y de autorización de inmigración/trabajo; ciudadanía y estado de residencia; resultados y referencias de averiguación de antecedentes.
• Información histórica sobre la carrera/educación (tanto interna como externa): como el cargo, organigramas, fechas de inicio y finalización, ubicación de trabajo, información de evaluación y desempeño, detalles de habilidades, calificaciones, experiencia y preferencias (p. ej., movilidad), tarjetas para fichar, registros de tiempo libre, registros de capacitación, información disciplinaria y de quejas, registros de RR. HH., detalles de finalización de relación laboral, actividades de voluntariado, membresías profesionales, historia educativa (universidad, escuelas vocacionales, escuelas secundarias, etc.), transcripciones.
• Información sobre la actividad de Internet, la red electrónica y el dispositivo e identificadores relacionados: como información sobre el uso que usted hace de nuestros sistemas de información, comunicación y colaboración, incluidas los identificadores de usuario, las contraseñas, las direcciones IP y los registros de auditoría del acceso al sistema.
• Información del sistema de seguridad física: como imágenes de cámaras de seguridad y registros de entrada de pases de seguridad.
• Fotografías: proporcionadas por usted o utilizadas para fines laborales.
• Características de clasificación protegida: raza, nacionalidad, ciudadanía, estado civil, afección médica, discapacidad física o mental, embarazo o parto y afecciones médicas relacionadas, orientación sexual, condición de veterano o militar.

Uso de la información personal

Utilizamos la información personal del personal para muchos fines, entre ellos:

• Planificación, reclutamiento y contratación de personal: incluye planificación y presupuestación de asignaciones, publicidad laboral, entrevistas, verificación de antecedentes según lo permita la ley, y selección y contratación de personas para que se unan a nuestro equipo.
• Gerencia y administración del personal: incluye procesamiento de nómina, administración de horas, administración de capacitaciones, compensación y beneficios, planificación de sucesión, manejo de denuncias, procedimientos disciplinarios y quejas, y gestión del desempeño.
• Desempeño de las operaciones comerciales: lo que incluye proporcionar, gestionar, respaldar y mejorar los sistemas y procesos de información y comunicación, mantener cuentas y directorios internos, administración de datos, gestión de crisis, organizar viajes de negocios, procesar los reclamos de gastos y gestión general del lugar de trabajo.
• Cumplimiento legal y regulatorio: cumplir con todas las obligaciones legales, regulatorias y fiscales estatales y federales, tales como obligaciones tributarias, de seguridad social y de información legal, así como de estado migratorio, reportes a agencias gubernamentales, manejo de litigios y otros procedimientos y demandas, responder y cooperar con solicitudes e investigaciones legales o regulatorias, participar en actividades de diligencia debida para la venta, compra o reorganización de nuestro negocio o una parte del mismo, investigar y prevenir el fraude y otras actividades ilegales, asegurar el cumplimiento de políticas, directrices y contratos.
• Comunicaciones con nuestro personal: incluidas las actualizaciones y otros cambios.
• Gestión de seguridad: ayudar a mantener la seguridad, protección e integridad de nuestra red, sistemas, activos tecnológicos, negocios, instalaciones, clientes y otros miembros de nuestro Personal.
• Asuntos relacionados y/o incidentales a los puntos anteriores: incluidos el análisis de datos y los informes de gestión.
• Según se le describa al recopilar su información personal o lo permita la legislación aplicable.

Parte de la información que recopilamos puede considerarse “información personal confidencial” en virtud de la ley aplicable. Utilizamos información personal confidencial de las siguientes maneras:

• Podemos usar información relacionada con afecciones médicas y discapacidades o licencias para cumplir con el empleo (o para ejercer derechos en virtud de estas) y otras obligaciones legales o contractuales, para la planificación y administración del personal, y la preparación de análisis e informes.
• Podemos usar información sobre su salud física o mental o su estado de discapacidad para ayudar a proteger la salud y la seguridad de nuestro personal y lugar de trabajo, para evaluar su aptitud para trabajar, para proporcionar adaptaciones razonables en el lugar de trabajo y para monitorear y gestionar la ausencia para cumplir con el empleo y otras obligaciones legales o contractuales (o ejercer derechos en virtud de estas), y (si es necesario) para proteger sus intereses vitales o los de los demás.
• Podemos usar la información que podamos recopilar sobre sus datos demográficos para garantizar una significativa igualdad de oportunidades y el monitoreo y la presentación de informes sobre diversidad e inclusión, y para cumplir con el empleo y otros requisitos legales (o ejercer derechos en virtud de estos).
• Utilizaremos su número de seguro social para fines de impuesto, de nómina y de beneficios. 

No recopilaremos categorías de información personal adicionales ni utilizaremos la información personal que hayamos recopilado para fines sustancialmente diferentes, no relacionados o incompatibles sin notificarle.

Intercambio de la información personal

Podemos divulgar su información personal a los siguientes proveedores de servicios externos:

• Proveedores de compensación y beneficios
• Proveedores de servicios de nómina
• Asesores fiscales y otros asesores profesionales
• Proveedores de servicios tecnológicos
• Emisores de tarjetas corporativas
• Proveedores de gestión de viajes y gastos
• Proveedores de transporte y seguridad
• Proveedores de gerencia y administración de RR. HH.
• Agencias de reclutamiento y agencias de empleo temporal
• Proveedores de verificación de antecedentes
• Agencias de informes del consumidor y/o proveedores de verificación de antecedentes
• Auditores, abogados y otros proveedores de servicios profesionales

De lo contrario, podemos divulgar información personal del personal:

• Si y cuando lo exija la ley, regulación u orden judicial.
• En respuesta a una solicitud de asistencia por parte de una agencia de aplicación de la ley.
• Para buscar asesoramiento legal de abogados externos o en relación con litigios.
• En relación con la venta, compra o fusión de un negocio o el establecimiento de un proyecto conjunto.
• Para proporcionar a otra entidad (como una contraparte o cliente comercial potencial o existente) un medio para comunicarse con usted en el curso normal del negocio, por ejemplo, proporcionando sus datos de contacto, como su número de teléfono y dirección de correo electrónico.

Sus derechos y opciones

La CCPA proporciona a los consumidores residentes de California derechos específicos con respecto a su información personal. Otras jurisdicciones también pueden proporcionar derechos similares; consulte nuestra Declaración de privacidad para obtener información adicional sobre su derecho a conocer, eliminar, corregir, excluirse, recibir notificaciones y derechos de portabilidad de datos.

Seguridad de datos

Si bien no se garantiza ningún método de transmisión de datos contra la intercepción ilegal de terceros u otro uso indebido (por ejemplo, el correo electrónico enviado a o desde nuestro Sitio puede no ser seguro), Stepan realiza esfuerzos administrativos, técnicos y físicos comercialmente razonables para garantizar la protección de su información personal de acceso, divulgación, alteración y destrucción no autorizados.

Retención de datos

Conservaremos su información personal durante el tiempo que sea necesario para cumplir con los fines para los que la recopilamos, incluso con el fin de cumplir con los requisitos legales, contables y de presentación de informes.  Para determinar el período de retención adecuado para la información personal del personal, consideramos la cantidad, la naturaleza y la sensibilidad de la información, el riesgo potencial de daño por el uso o la divulgación no autorizados de la información personal, los fines para los que procesamos la información personal y si podemos lograr esos fines de otras maneras, los requisitos legales aplicables y nuestros fines internos razonables.  Por ejemplo, conservaremos cierta información sobre exempleados (p. ej., nombre, cargo, ubicación de trabajo, jerarquía organizacional, fechas de empleo) durante el tiempo que sea necesario para nuestros fines internos razonables de conservar esta información como parte de nuestro historial organizacional y para confirmar los hechos de su empleo con nosotros.